Wanneer een werkgever wil dat zijn personeel werkkleding draagt, kan hij de kleding ter beschikking stellen, vergoeden of verstrekken. Misschien wilt u de verwarming wat lager zetten en uw medewerkers warme bedrijfskleding verstrekken. Onder voorwaarden kan dit onbelast. De Belastingdienst heeft de handreiking met voorbeelden over dit onderwerp vernieuwd.

Hoofdregel: belast, tenzij in vrije ruimte
Als een werkgever kleding vergoedt die de werknemer zelf heeft aangeschaft (vergoeding), vormt dit loon voor de werknemer. Hetzelfde geldt als een werkgever kleding verstrekt aan de werknemer. Vergoedt de werkgever ook de reinigingskosten van deze kleding? Dan is dit ook loon voor de werknemer. De werkgever mag dit in de werkkostenregeling als eindheffingsloon aanwijzen als voldaan wordt aan de gebruikelijkheidstoets. Het bedrag komt dan ten laste van de vrije ruimte. Als er geen vrije ruimte meer is, betaalt de werkgever 80% eindheffing.

Ter beschikking stellen
Wanneer een werkgever kleding ter beschikking stelt aan de werknemer, blijft de kleding eigendom van de werkgever. De werkgever mag dit op nihil waarderen als hij voldoet aan 2 voorwaarden:

• Er is sprake van werkkleding, en
• de werknemer draagt de kleding geheel of gedeeltelijk op de werkplek.

Als de kleding niet voldoet aan deze twee voorwaarden, dan is dit loon voor de werknemer. Een werkgever kan dit als eindheffingsloon aanwijzen.

Werkkleding
Kleding (inclusief schoenen) geldt als werkkleding indien de kleding voldoet aan 1 van de volgende voorwaarden:

• De kleding is (bijna) alleen geschikt om tijdens het werk te dragen.
• De kleding bezit 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever. Deze beeldkenmerken hebben samen een oppervlakte van minimaal 70 cm².
• De kleding blijft achter op de werkplek.

(Bijna) alleen geschikt voor werk
Voorbeelden hiervan zijn het uniform van de politieagent, brandweerman, piloot, militair en stewardess. Maar ook een jasschort van de slager, een doorwerkjas in de bouw en een sloof van een medewerker in de horeca.

Oppervlakte van minimaal 70 cm²
U berekent de oppervlakte van de beeldkenmerken door gebruik te maken van een denkbeeldige rechthoek om de uiterste punten van het logo.

Uniform en overall
Als de kleding een uniform of een overall is, geldt deze kleding ook als werkkleding. Er is sprake van een uniform als een groep werknemers dezelfde kleding draagt. Deze kleding roept ook buiten de werkplek een associatie op met een bedrijf of beroep. U kunt hierbij denken aan de kleding van politie, brandweer en militairen.

Of de kleding een uniform is, hangt af van de herkenbaarheid. Het is mogelijk voor een werkgever om met de Belastingdienst te bespreken of de kleren die zijn werknemers dragen, uniformen zijn.

Een uniform kan bestaan uit verschillende kledingstukken. Als een kledingstuk onderdeel is van een uniform, dan is ook dat kledingstuk werkkleding. Het is hierbij niet van belang of het losse kledingstuk herkenbaar is als uniform of dat een werknemer het kledingstuk buiten de werkplek kan dragen.

Vergoeding reinigingskosten
Als voor de ter beschikking gestelde kleding een nihilwaardering geldt, mag de werkgever ook de reinigingskosten van die kleding onbelast vergoeden. Een dergelijke vergoeding is geen loon, maar een vergoeding voor intermediaire kosten.

Arbeidsomstandighedenwet
Als een werkgever kleding vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, is dit ook werkkleding. De werknemer is geen eigen bijdrage verschuldigd. Een voorbeeld van zulke kleding is een paar veiligheidsschoenen.

Voorbeeld 1
Een sportclub stelt sportschoenen en sportkleding ter beschikking aan de werknemers. Het logo heeft een oppervlakte van 50 cm².

De sportschoenen en sportkleding kwalificeren hierdoor niet als werkkleding. Dergelijke kleding roept daarnaast buiten de werkplek geen associatie op met een bedrijf of beroep. De werkgever mag de sportkleding en sportschoenen niet onbelast ter beschikking stellen.

Voorbeeld 2
Een werknemer krijgt van de werkgever € 120 om een nette broek te kopen. De werknemer draagt de broek uitsluitend voor het werk. De broek blijft niet achter op de werkplek.

Omdat de werkgever de kleding vergoedt, is de broek eigendom van de werknemer en vormt de € 120 loon voor de werknemer. Als de werkgever de broek ter beschikking stelt, kwalificeert de broek niet als werkkleding omdat het kledingstuk niet achterblijft op de werkplek.

Voorbeeld 3
Een modewinkel stelt kleding ter beschikking aan haar werknemers. De kleding moet verplicht gedragen worden op de werkplek. De werknemer mag de kleding niet mee naar huis nemen.

Omdat de werknemer de kleding alleen draagt op de werkplek en de kleding daar achterblijft, is de nihilwaardering van toepassing.

Tip: De vrije ruimte stijgt in 2023 tijdelijk naar 3% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom.